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Team Working: lavorare in gruppo

Team Working: lavorare in gruppo

17 Ottobre 2017 Formazione Formazione Team Working e Team Building 0
Team Working

Vediamo come la gestione del team working può essere un valore aggiunto alle qualità ed alle competenze individuali o motivo di tensione, insoddisfazione e scarso rendimento.

Team WorkingLa corretta gestione del team working è un valore aggiunto alle qualità ed alle competenze individuali. Se non ben gestito, può divenire un motivo di tensione, insoddisfazione e scarso rendimento. Per questo sono di cruciale importanza le attività formative e motivazionali finalizzate a dotare i membri di un team di strumenti metodologici ed operativi in grado di aumentare la loro produttività quando si collabora con gli altri membri del gruppo di lavoro.


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Definizioni: cos’è un gruppo e cos’è un team

Il Gruppo è un Insieme di persone che interagiscono le une con le altre. Il Team, invece, è un insieme di persone che interagiscono le une con le altre, in modo ordinato, sulla base di aspettative condivise riguardanti il rispettivo comportamento. È un insieme di persone i cui status e i cui ruoli sono interrelati. Le caratteristiche che identificano un team sono le seguenti:

  • competenze complementari
  • interdipendenza
  • scopo comune
  • obiettivi di performance
  • responsabilizzazione collettiva
  • condivisione di valori

Nella definizione dell’obiettivo del team bisogna sempre verificare che sia SMART, cioè che l’obiettivo sia Specifico, Misurabile, Accessibile, Realistico e Tempificabile.

Caratteristiche del Team

  • Interdipendenza: tutti i membri sono interdipendenti, cioè hanno bisogno l’uno dell’altro per arrivare agli scopi che il gruppo si è prefissato
  • Obiettivo: il team assimila, condivide e accetta l’obiettivo prefissato e si impegna affinché venga raggiunto
  • Identificazione: ogni membro si identifica col gruppo
  • Influenza: i membri del gruppo interagiscono e si influenzano a vicenda
  • Norme condivise: ogni membro deve rispettare le norme di comportamento, che caratterizzano un determinato gruppo
  • Ruolo: ogni membro in un gruppo ha un ruolo predefinito

Per riuscire a raggiungere gli obiettivi prefissati è necessaria collaborazione tra i membri del team. Questo è raggiungibile se ogni membro del team è impegnato nel:

  • Cooperare: operare con altri per il conseguimento di un fine, per partecipare a un’azione comune
  • Condividere: dividere, spartire insieme con altri, avere in comune con altri
  • Confrontare: esaminare comparativamente due o più persone
  • Rispettare: manifestare nelle parole e negli atti il proprio riconoscimento verso qualcuno
  • Supportare: elemento di sostegno, struttura o dispositivo che ha la funzione di sostenere un oggetto/individuo

Quando ricorrere al team working

I team sono importanti sia nell’ambito dell’organizzazione interna, che nelle relazioni esterne. Nel primo caso vengono utilizzati per la gestione per processi/progetti e per la gestione di progetti di miglioramento. Nel secondo caso sono utili nella gestione dei rapporti integrati con i fornitori, delle partnership con il trade e dei rapporti con i distretti.

Le competenze relazionali richiamate:

  • Comunicazione
  • Leadership
  • Team working

Team Working

Il team è un insieme di soggetti che in modo interdipendente perseguono un obiettivo comune. L’unico scopo del team è il perseguimento dell’ obiettivo assegnato e questa è l’unica ragion d’essere del team work definito in ambito organizzativo.

Mission, Vision e Obiettivi

La mission è lo scopo/finalità per cui l’azienda esiste. La mission risponde alla domanda “Perché?”.

La vision rappresenta lo stato futuro desiderato dal business. La visione risponde alla domanda “Che cosa?”.

Gli obiettivi strategici e gli obiettivi operativi, invece, misurano il raggiungimento della della vision attesa. Gli obiettivi rispondono alla domanda “Come?”.

Obiettivi e visione sono sempre orientati verso la mission.

Vantaggi e svantaggi del team working

Vantaggi:

  • Maggiore potenziale creativo;
  • Maggiore capacità di tollerare lo sforzo;
  • Funzione motivante per i componenti del gruppo;
  • Permette di raggiungere risultati non ottenibili individualmente.

Svantaggi:

  • Maggiore difficoltà nel prendere decisioni;
  • Maggiore investimento di tempo per creare integrazione;
  • Pone vincoli e limiti alle libertà del soggetto;
  • Difficoltà nel mediare i punti di vista dei singoli componenti, soprattutto quando molto divergenti.

Tanto i vantaggi quanto i rischi del lavoro in team incrociano alcune dimensioni fondamentali: diversità, pluralità, interdipendenza e integrazione

Elementi a cui prestare attenzione per rendere un team working efficiente ed efficace

 

Gestione della dimensione “strumentale-funzionale” Gestione delle dimensione “affettivo-emotiva”
Centratura sugli obiettivi Leadership
Pianificazione Comunicazione
Definizione dei ruoli Gestione dei conflitti
Controllo Costruzione clima
Gestione del tempo Valori condivisi

Team e psicologia

  • Percezione interpersonale: il soggetto è indotto a considerare sé stesso e gli altri secondo una prospettiva individualistica.
  • Percezione intergruppi: il soggetto tende a considerare sé e gli altri non come individui ma come soggetti appartenenti ad una specifica categoria o gruppo.
  • Senso di appartenenza: conduce a sopravvalutare le similitudini con gli altri membri dell’ingroup e ad enfatizzarne le differenze i membri dell’outgroup.
  • Cooperazione: aiuta a produrre identificazione con il gruppo e aiuta i soggetti a preoccuparsi del bene del gruppo considerato nel suo insieme.
  • Conflittualità: causata da una non corretta gestione della divergenza di punti di vista, di aspetti relazionali, da non condivisione di obiettivi, metodi o linguaggi.
  • Interdipendenza: consapevolezza di essere legati agli altri e al destino del gruppo; spesso viene vissuta negativamente

Passaggio da gruppo a gruppo di lavoro

Interazione: comporta reciproca influenza tra i componenti del gruppo e tra le performance da essi prodotte. Tale influenza può dare esiti positivi o negativi. È una condizione che si viene inevitabilmente a generare, ma non è di per sé sufficiente ai fini del risultato. I benefici derivanti dalla creazione di interazione sono:

  • Spirito di team
  • Vision condivisa
  • Focus di gruppo

Integrazione: si intende quella condizione organizzativa, gestionale e relazionale che permette il raggiungimento degli obiettivi di gruppo prefissati, in un contesto di soddisfacente equilibrio relazionale (clima positivo, senso di appartenenza, identificazione).

Team Working e Team Building 3

La capacità di team working è anche un processo culturale

Le risorse umane sono il fattore critico di un progetto e di una azienda. Rappresentano il patrimonio dell’azienda stessa. La loro specializzazione ha richiesto un investimento ed è la loro performance che consente il raggiungimento degli obiettivi a livello di progetto e a livello aziendale.

Il lavoro di gruppo rientra nell’utilizzo razionale delle risorse: un insieme di ottimi specialisti con una fortissima professionalità, ma con scarsa attitudine a lavorare in gruppo non consente spesso di raggiungere gli obiettivi in modo ottimale.

Capacità e competenze

  • Capacità decisionali: sono esaltate dai tempi ristretti e dalle situazioni d’incertezza e richiedono spiccate doti di analisi e sintesi oltre alla conoscenza del “processo decisionale”.
  • Capacità di comunicazione: assume il significato sia di favorire il flusso delle informazioni, sia la capacità di dialogo con i vari interlocutori.
  • Leadership e capacità di gestire i conflitti: la leadership e la gestione dei conflitti vanno calibrate in funzione della situazione contingente e del raggiungimento degli obiettivi. La leadership può essere di tipo direttivo, partecipativo, delegante o organizzativo; in genere la leadership organizzativa e partecipativa è quella più corrispondente alla gestione del gruppo. La gestione dei conflitti può essere affrontata con metodologie diverse in funzione della situazione: confronto, compromesso, attenuazione, pressione, rinuncia; di solito si preferisce adottare i primi tre metodi.

Team virtuali e gruppi di progetto distribuiti

Alcuni progetti per le loro caratteristiche e/o dimensioni necessitano una dislocazione dei componenti del gruppo di progetto in sedi diverse, spesso distanti tra loro. Questo comporta difficoltà non indifferenti specialmente nel coordinamento delle diverse attività.

Occorre prevedere già in fase di pianificazione questa eventualità o situazione in modo da predisporre gli accorgimenti opportuni per evitare o, comunque, ridurre i possibili inconvenienti. In particolare i sistemi informatici e di telecomunicazione possono dare un contributo significativo alla soluzione dei problemi.

Processi fondamentali di team building e team working

  • Sviluppare un senso comune di appartenenza al gruppo abbattendo gli eventuali “steccati” interni;
  • Fornire al team una visione globale del progetto;
  • Mettere in evidenza e rendere partecipe il gruppo degli scopi, degli obiettivi e degli impegni assunti sollecitando commenti/contributi/confronti;
  • Diffondere correttamente le informazioni e le conoscenze;
  • Definire ed assegnare compiti, ruoli e responsabilità in modo da favorire il controllo, l’assunzione delle decisioni e la soluzione dei conflitti;
  • Confrontarsi apertamente su perplessità/difficoltà;
  • Evitare l’eccessiva burocrazia nell’operatività e nei rapporti tra i componenti del gruppo di lavoro;
  • Sviluppare la collaborazione per ottimizzare i risultati.

Quando tutto questo manca e nel team si percepisce frustrazione, conflitto e competizione non etica, riunioni improduttive o mancanza di fiducia o confidenza nel responsabile di progetto, allora c’è uno scarso lavoro di squadra.

Fase iniziale del Team

All’inizio del progetto si viene affiancati da un “insieme” di persone con cui ci si collaborerà per la realizzazione di un progetto. Le persone, le conoscenze specialistiche diverse, la provenienza da vari settori/dipartimenti, opereranno congiuntamente su un progetto e costituire, quindi, un gruppo di lavoro temporaneo.

Generalmente le persone hanno già esperienze precedenti ed hanno maturato la “cultura del team” e del lavoro di gruppo. Pertanto il passaggio da insieme di persone a gruppo di progetto non richiede processi lunghi, ma certamente attenzione da parte del project manager o del responsabile di progetto.

Processo formazione gruppo di progetto

Nel processo di costituzione del gruppo di progetto si prevedono i seguenti passaggi (Bruce Tuckman):

  1. Forming (formazione ): in questa fase il gruppo è ancora un “insieme” di individui; si parla degli obiettivi, delle durate del progetto, delle caratteristiche del progetto, degli scopi del gruppo, ecc.
  2. Storming (turbolenza): è questa la fase in cui si definiscono ruoli, competenze, compiti, responsabilità. In genere è una fase conflittuale in cui non sono ancora presenti i principi del lavoro di gruppo.
  3. Norming (normalizzazione): in questa fase vengono definite norme e procedure. Si discute su come fare il lavoro, sul comportamento, su come prendere le decisioni, sulle sinergie nell’ambito del gruppo.
  4. Performing (esecuzione): completate le fasi precedenti il gruppo di progetto è in condizioni di operare per conseguire gli obiettivi previsti.

Fase finale del Team

A conclusione del progetto il project team viene sciolto. Le risorse e gli eventuali mezzi e/o strumenti messi a disposizione tornano ai reparti di appartenenza e le esperienze maturate vengono documentate opportunamente in modo da poter essere utilizzate nei futuri progetti.

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