Program Management e Program Manager

Che cos’è il Program Management? Vediamo insieme cosa significa il termine “program”, la differenza tra programmi e progetti e quale è il ruolo del Program Manager.

Il Program Management comprende la gestione centralizzata e coordinata di un gruppo di progetti correlati, al fine di raggiungere gli obiettivi e i benefici strategici dello stesso programma (non ottenibili gestendo i progetti in modo singolo).

Un programma (program) è costituito da un gruppo di progetti e altre operazioni (operations) correlate, che concorrono al raggiungimento di un dato obiettivo (solitamente di rilevanza strategica per l’organizzazione stessa o per il settore d’impresa).

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Il program management è spesso percepito come la parte “alta” di una gerarchia di progetti singoli: i suoi obiettivi si concentrano sul miglioramento dell’efficacia e dell’efficienza dei progetti stessi, grazie a un miglior coordinamento, all’assegnazione prioritaria delle risorse, nonché allo sviluppo di un “business focus” che veda gli obiettivi dei singoli progetti espressi anche in ottica sia di obiettivi più generali che di stili e di cultura della stessa organizzazione.

Gestire più progetti in ottica di programma consente, solitamente, di ottimizzare tempi e costi, e di condividere al meglio i risultati intermedi, massimizzando i benefici e migliorando l’allocazione delle risorse. Un elemento fondamentale del program management è il Piano di Programma, volto sia alla realizzazione integrata di obiettivi che al raggiungimento di benefici di business.

Differenza tra Programmi e Progetti

Un programma può vedere collegati fra loro più progetti, per:

1. interdipendenze (output/input) fra attività
2. aspetti comuni dei singoli progetti e/o delle operazioni correlate
3. risorse condivise che diventano un vincolo per il programma
4. mitigazione di rischi, che possono impattare sui risultati di più progetti
5. cambiamenti a livello organizzativo, che comportano un ri-orientamento bilanciato sui singoli progetti
6. gestione integrata di informazioni e/o modifiche riguardanti ambito, tempi, costi, qualità, ecc.

Ecco un diagramma che rappresenta il Program Management, e il Portfolio Management, così come sono spiegati nel PMBOK.

Program Manager (responsabile di programma)

La gestione di un programma è di solito affidata ad un Program Manager (responsabile di programma) che:

1. svolge un ruolo operativo di coordinamento, supervisione e collaborazione di e con più project manager
2. ha conoscenze di project management, utili per analizzare situazioni particolari evidenziate dai Project Manager
3. è responsabile della pianificazione e del controllo dei progetti/operazioni del programma
4. cura rapporti di interfaccia con il top management, preparando e presentando lo Stato Avanzamento Lavori (SAL) e partecipa allo sviluppo delle strategie aziendali
5. gestisce centralmente la documentazione di progetto e prepara/pianifica le stime per le diverse fasi dei progetti in collaborazione con i project manager

Il Responsabile di Programma deve assicurare l’allineamento tra le aspettative di business e i requisiti tecnici di implementazione.

Program Management Office

All’interno dell’organizzazione può essere presente un Program Management Office (a volte indicato come PMO, in analogia al Project Management Office), ufficio che supporta il responsabile di programma e che ha il compito di definire metodi, procedure e standard che devono essere adottati da tutti i progetti e programmi affinché si possa attuare una gestione centralizzata degli stessi.