Processi di Project Management

Vediamo insieme cosa sono i processi di project management e come riescono a fornire supporto al responsabile di progetto nella conduzione del progetto.

I processi di project management, con le proprie attività interne, e con i relativi input e output, strumenti e tecniche, consentono di avviare, pianificare, eseguire, monitorare, controllare e concludere qualsiasi tipo di progetto.

Il project management si articola in una serie di processi che, ripetutamente attivati per tutta la durata del progetto (dall’avvio alla conclusione), forniscono al responsabile di progetto il necessario supporto per svolgere al meglio la propria attività di conduzione del progetto.

Il compito del responsabile di progetto è di stabilire quali processi, e con quale eventuale adattamento (tailoring), sia conveniente utilizzare per ciascun progetto.

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Cos’è un processo

Un processo trasforma un insieme di input, aggiungendo valore agli stessi utilizzando tecniche e strumenti, nell’ottica di conseguire un determinato risultato (output), che sia congruente con gli altri processi.

Un processo è un insieme di attività correlate, volte a ottenere un determinato insieme di prodotti, risultati o servizi.

Ogni progetto viene realizzato attraverso numerosi processi, che interagiscono e si sovrappongono per tutta la durata di una fase o dell’intero progetto.

In ogni progetto, esistono, tuttavia, due diverse categorie, concettualmente ben differenti, di processi:

• processi orientati al prodotto o processi di delivery, direttamente collegati alla realizzazione del prodotto e/o del servizio generato dal progetto;
• processi di project management, relativi alla gestione del progetto.

Gruppi di processi di project management

I processi di project management si possono classificare nei seguenti gruppi di processo:

1. avvio, per l’autorizzazione formale e altre attività del progetto (clicca qui per maggiori informazioni)
2. pianificazione, per la produzione del piano e delle baseline di progetto (clicca qui per maggiori informazioni)
3. esecuzione, per la direzione e il coordinamento conduzione delle attività necessarie alla realizzazione del prodotto/servizio/risultato del progetto (clicca qui per maggiori informazioni)
4. controllo, per la verifica dell’aderenza a quanto previsto dal piano, e per il monitoraggio delle prestazioni, del progetto, nonché per le eventuali azioni correttive (clicca qui per maggiori informazioni)
5. chiusura, per la conclusione formale delle attività di progetto (clicca qui per maggiori informazioni).

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Cicli di processi di project management

I processi di project management devono essere eseguiti secondo una determinata sequenza, in quanto molti di essi producono come output dei risultati intermedi (deliverable), utilizzati da processi successivi.

Tuttavia, la natura iterativa della gestione dei progetti comporta la necessità di ripetere alcuni processi nel tempo, parallelizzando o sovrapponendo fra loro più gruppi e tipi di processi.

Evoluzione temporale dei processi di PM

Durante l’evoluzione del progetto si può osservare una certa sovrapposizione dei processi, ad un diverso livello di intensità. Di seguito viene illustrato l’andamento temporale tipico del livello di attività dei processi di project management (per una fase o per l’intero progetto).

La curva dei processi di controllo è una costante presenza nella vita del progetto, con la salita in prossimità del consolidamento della pianificazione, e la contestuale convergenza verso il punto critico dell’esecuzione.

La curva dei processi di pianificazione presenta effetti di interazione simili a quelli dei processi di esecuzione, anche se anticipati temporalmente nel ciclo di vita del progetto.

Ciclo di vita e fasi di un progetto

Quando il progetto è suddiviso in fasi o stadi (stage), i processi di project management devono generalmente essere ripetuti per ciascuna fase.