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Processi del Project Management

Processi del Project Management PMBOK 5th

Analizziamo nel dettaglio i processi del Project Management e le fasi in cui si articola il lavoro del Project Manager per comprenderne meglio le sue potenzialità e criticità.

Analisi dei processi del Project Management

Processi del Project Management

Mappa dei processi del Project Management

Negli ultimi anni, nell’ambito dell’economia aziendale e dell’ingegneria gestionale si è affermato il concetto di Project Management: tutte le risorse, le conoscenze e gli strumenti aziendali si concentrano sull’attività di un progetto temporaneo per raggiungerne gli obiettivi nel rispetto di precisi limiti di tempo, qualità e costi. In base a questo approccio, la figura del Project Manager organizza le attività di front e back office al fine di progettare, analizzare e mettere in pratica gli obiettivi dei progetti ad arco temporale finito.

Le caratteristiche peculiari dei progetti a tempo limitato fanno sì che il Project Management sia controllato da regole e approcci specifici, che si distinguono nettamente da quelli generici per la gestione delle attività aziendali di tipo permanente. In particolare, lo sviluppo del progetto si divide in fasi precise, che sono state fissate dagli esperti di Project Management per garantire il rispetto dei vincoli e l’ottimizzazione delle risorse, ma anche la risoluzione dei problemi di lavoro e la riduzione dei rischi. Ogni fase deve essere svolta con successo per raggiungere il risultato finale in maniera soddisfacente. Analizziamo quindi nel dettaglio i cinque processi in cui si articola il lavoro di Project Management per comprenderne meglio potenzialità e criticità.

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I cinque processi del Project Management

I sistemi di gestione di un progetto riprendono approcci e caratteristiche già sperimentati in altri contesti di lavoro, ma li rivisitano in ottica di Project Management per raggiungere i migliori risultati. Nel tempo si è quindi concretizzato una prassi per la gestione dei progetti che comprende cinque processi distinti e concatenati, composti da quattro fasi di sviluppo in senso stretto e un momento aggiuntivo di controllo. Queste fasi rimangono valide a prescindere dalla metodologia impiegata nello svolgimento del progetto. Vediamo quali sono i cinque gruppi di processi del Project Management.

Processi di Project Management

Primo gruppo dei processi del Project Management: Processi di avvio

I processi di avvio con cui si innesca il lavoro del Project Manager prevedono l’allestimento e l’avviamento del progetto. In questa prima fase, il Project Manager procede all’approvazione formale del progetto che gli è stato richiesto oppure affidato in incarico.

Durante questo stadio, a ogni membro del team di progetto viene affidato ufficialmente il proprio incarico, definendo i compiti, le responsabilità e i ruoli. Inoltre, viene concordata la struttura del progetto, descrivendo esplicitamente le varie fasi di lavoro.

Secondo gruppo dei processi del Project Management: Processi di pianificazione

Il secondo momento di lavoro è quello di pianificazione e coordinamento del progetto, cioè attività di responsabilità che contribuiscono al raggiungimento degli obbiettivi del progetto. L’attribuzione dei costi e la decisione delle tempistiche avvengono in questa fase. Il coordinamento è un processo continuo.

Il direttore di progetto è responsabile per il successo di tutti i membri del team. Deve quindi fare in modo che ogni membro porti a termine i compiti che gli sono stati assegnati, e in caso di necessità dovrà fornire il supporto e le istruzioni necessarie. Nello specifico, il direttore deve essere disponibile per rispondere alle domande dei membri del team, deve risolvere i problemi e sciogliere le controversie che possono sorgere all’interno della squadra, deve coordinare tutte le attività svolte dal team. Il direttore intratterrà una comunicazione privilegiata con i responsabili delle fasi di lavoro al fine di monitorare il loro ambiente di sviluppo.

Terzo gruppo dei processi del Project Management: Processi di esecuzione

Di questo raggruppamento fanno parte tutti i processi volti a realizzare il progetto, a produrre i risultati concordati e consegnarli al cliente. Un’operazione particolarmente importante di questo gruppo è la comunicazione. Durante l’intero progetto, deve essere mantenuta una comunicazione proficua e positiva fra i membri del team, i responsabili e il direttore, seguendo un principio di equilibrio fra autonomia e supervisione.

Uno dei principali aspetti della comunicazione di progetto è la redazione della documentazione progettuale. Una corretta archiviazione dei documenti garantisce trasparenza durante lo svolgimento dell’intero processo. Archiviando i documenti in modo strutturato, inoltre, si avrà sempre un rapido accesso alle informazioni importanti per il proseguo del progetto.

Quarto gruppo dei processi del Project Management: Processi di monitoraggio e controllo

Il monitoraggio dei lavori viene svolto dal responsabile del progetto o direttamente dal committente, in collaborazione con il direttore. Il controllo analizzerà in modo ciclico e regolare lo stato di avanzamento del progetto, apportando aggiustamenti al piano di progetto redatto nella fase iniziale, che raramente può rimanere invariato per tutta la durata del progetto.

La fase di controllo ha il compito di valutare i piani di progetto esistenti, approvarli o aggiornarli in base ai risultati intermedi delle altre fasi di lavoro. Il controllo si assicurerà quindi che non si verifichino scostamenti rilevanti da quello che è stato stabilito nell’ultimo piano di progetto, stilando una continua relazione sull’avanzamento dello stesso.

Ultimo gruppo dei processi del Project Management: Processi di chiusura

La chiusura è l’ultima fase di lavoro, che si verifica alla conclusione del progetto e al raggiungimento dei risultati auspicati. Durante la chiusura, si stila una relazione finale delle attività e una valutazione finanziaria con cui formalizzare la fine del progetto. A questa fase possono seguire altre fasi post-progetto, definite follow-up.


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