Order processing

All’interno del ciclo dell’ordine cliente, l’order processing rappresenta il processo che porta dalla preparazione dell’ordine fino alla sua evasione e il suo tracciamento.

L’Order processing è costituito da una serie di attività, rientranti nel ciclo dell’ordine cliente:

• Preparazione (Preparation)
• Trasmissione (Transmittal)
• Inserimento (Entry)
• Evasione (Filling)
• Tracciamento (Status Reporting)

Order processing: la preparazione dell’ordine

La preparazione dell’ordine si riferisce alle attività di raccolta delle informazioni necessarie sui prodotti o servizi richiesti. L’attività può richiedere la compilazione di un apposito modulo, la comunicazione via telefono delle informazioni sull’ordine o la selezione su un terminale. Le moderne tecnologie oggi facilitano molto questa fase, tramite, ad esempio:

• Identificazione del prodotto da ordinare attraverso sistemi di identificazione automatica (es.: codici a barre, RFID…).
• Utilizzo di PC portatili da parte del personale di vendita che compila direttamente l’ordine con SW dedicati (ed effettua automaticamente la trasmissione su www).
• Emissione automatica dell’ordine da parte di PC di supervisione di magazzino, a fronte del raggiungimento di determinati livelli di scorta.

Order processing: trasmissione dell’ordine

La trasmissione è il passo successivo nel ciclo di order processing. Serve a trasferire la richiesta di ordine dal punto in cui si genera (cliente) al punto in cui può essere evasa (fornitore). Può avvenire in forma fisica, trasportando l’ordine su supporto cartaceo, o in forma elettronica, trasferendo l’ordine in maniera telematica (www, fax…). Lo sviluppo di internet e la disponibilità dei “numeri verdi” sta producendo negli ultimi anni una notevole diffusione della trasmissione elettronica.

Order processing: l’inserimento dell’ordine

L’inserimento è una fase fondamentale dell’ordine. Comprende le seguenti azioni:

• Controllo della correttezza delle informazioni presenti sull’ordine, quali la descrizione del prodotto, la quantità e il prezzo.
• Controllo della disponibilità dei prodotti richiesti.
• Preparazione di back-order o documentazione per la cancellazione dell’ordine, se del caso.
• Controllo dello stato creditizio del cliente.
• Trascrizione delle informazioni dell’ordine, se necessario.
• Predisposizione della fattura.

Anche questa fase ha negli ultimi anni beneficiato degli sviluppi che si sono avuti nel campo informatico.

Il metodo di raccolta ordini, restrizioni sulle dimensioni dell’ordine e l’istante di inserimento possono influenzare il tempo ciclo dell’ordine, influenzando la fase di inserimento. Le regole di inserimento possono comportare, ad esempio:

• Che venga raccolto un numero di ordini sufficiente a saturare la capacità di carico di un mezzo (ad esempio un camion) prima che gli ordini possano essere inseriti.
• Che l’ordine sia inserito entro una certa data per far sì che i materiali possano essere spediti entro una data specificata.
• Che gli ordini possano essere inseriti soltanto se comportano la spedizione di un quantitativo minimo fissato di merce (allo scopo di ottimizzare i costi di trasporto).

Order processing: l’evasione dell’ordine

L’evasione dell’ordine comprende le attività necessarie a:

• Acquisire i materiali attraverso recupero delle scorte da magazzino, produzione o acquisto.
• Confezionare i materiali per la spedizione.
• Schedulare la spedizione.
• Preparare i documenti di trasporto.

Il tempo ciclo dell’ordine può essere influenzato dalla introduzione di regole di priorità sull’evasione. Alcune regole possibili:

• Primo ricevuto – primo evaso;
• Minor tempo di processamento;
• Priorità specificata a priori;
• Per primi gli ordini più piccoli e meno complicati;
• Per primi quelli con la data promessa di evasione più prossima;
• Per primi quelli aventi minor tempo prima della data promessa di evasione.

Il tempo ciclo dell’ordine può essere influenzato:

• dall’order splitting, ossia dalla necessità di effettuare più spedizioni per evadere uno stesso ordine (out of stock, back-order…).
• dall’order consolidation, ossia la scelta da parte dell’azienda di cumulare più ordini al fine di ottimizzare i trasporti.

L’eventualità di essere sotto scorta (OS) è spesso tutt’altro che remota: si pensi ad esempio all’ordine contemporaneo di cinque prodotti, ognuno dei quali abbia una probabilità di esistenza in magazzino (IS) del 90%. La probabilità di non poter evader l’ordine in un’unica soluzione è di:

In questi casi va fatta un’analisi di trade-off tra costi (ad esempio di order splitting e di perdita della fornitura/cliente).

Order processing: l’attività reporting

Il reporting dello stato dell’ordine assicura un buon customer service tenendo informato il cliente su qualsiasi eventuale ritardo nell’order processing o nella consegna del materiale. Le attività incluse nel reporting sono:

• Tracciamento dell’ordine attraverso l’intero ciclo dell’ordine;
• Comunicazione al cliente della fase in cui si trova l’ordine e della data prevista di consegna.

Il reporting è l’unica, tra le attività precedentemente elencate, a non influenzare la durata del tempo ciclo dell’ordine.