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Le cinque fasi del Project Management

fase di chiusura del Project Management

Le cinque fasi del Project Management rappresentano il flusso di gestione del progetto, che parte con la fase definizione e termina con la chiusura delle attività. Vediamo insieme come curare il ciclo di vita di un progetto.

Le cinque fasi del Project Management

Come indicato dal PMI (Project Management Institue), la disciplina del Project Management prevede 5 aree di processo e 10 aree di conoscenza gestionale (PMBOK 5th). Le cinque aree di processo rappresentano il ciclo di vita del progetto che inizia con la definizione e pianificazione, passa poi alle fasi di esecuzione e controllo delle attività, e si conclude con la consegna e la chiusura del progetto.

Le cinque fasi del Project Management


Fasi di sviluppo di un progetto, Alphamu57


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Le fasi del Project Management sono quindi così suddivise:

  1. definizione (definition)
  2. pianificazione (planning)
  3. esecuzione (execution)
  4. controllo (control)
  5. chiusura (closing)

Definizione

La definizione è la fase in cui vengono definiti i limiti entro i quali il progetto dovrà essere realizzato. I tre vincoli principali (triple constraints) sono lo scopo del progetto, le risorse destinate e il tempo necessario. Inoltre, durante la fase di definizione del progetto, verranno fornite risposte in merito alla scelta delle persone da coinvolgere, la scelta del Project Leader, definizione ruoli e responsabilità, analisi degli stakeholder, modalità di comunicazione e altre elementi strategici a cui bisogna dare le opportune risposte per assicurare il successo del progetto.


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La fase di definizione è necessaria per chiarire i punti chiave del progetto e il suo scopo è quello di assicurare che siano verificate le condizioni base per poter avviare un progetto. Tali condizioni sono:

  • consenso e accettazione da parte degli stakeholder
  • supporto da parte di sponsor, top management e stakeholder
  • scopo chiaro, semplice e trasparente
Project Charter su Word DIP Modello Gratuito1 - fasi del Project Management

Esempio Project Charter su Word

Il frutto della fase di definizione sarà il charter (clicca qui per maggiori informazioni), documento che sintetizzerà l’intera fase di definizione e che farà da base per lo sviluppo delle fasi successive del progetto. Il charter è ampiamente diffuso tra le persone che parteciperanno alle attività e, oltre ad avere la funzione di informare sui contenuti del progetto, costituirà la base per la successiva fase di pianificazione.

Pianificazione

La pianificazione è la fase in cui si traccia la strada da percorrere, entrando nel dettaglio delle attività del progetto attraverso lo sviluppo dei seguenti punti:

  1. lista delle attività (WBS o work breakdown structure)
  2. identificazione figure che faranno parte del progetto e creazione del project team
  3. sviluppo tempi e budget
  4. analisi e gestione dei rischi (risk management)
  5. piano di comunicazione per gli stakeholder
  6. presentazione del progetto

Il punto di riferimento della pianificazione è il charter (clicca qui per maggiori informazioni), documento guida che mette a disposizione tutte le informazioni necessarie per le attività di definizione e organizzazione delle attività del progetto. Il risultato dell’attività di pianificazione è il piano di progetto (project plan), documento che verrà sottoposto a sponsor e/o stakeholder per l’approvazione finale.

Esecuzione e Controllo

Queste due fasi del Project Management vengono solitamente considerate come un’unica fase del ciclo di vita del progetto, anche se nei fatti sono due processi ben distinti. Infatti, l’esecuzione è la fase relativa alla performance di realizzazione delle attività pianificate, mentre il controllo è la fase in cui si verifica che l’esecuzione sia in linea con la pianificazione.


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Le attività principali di queste due fasi sono le seguenti:

  1. gestione tecnica
  2. gestione comunicazione stato di avanzamento
  3. gestione tempi e costi
  4. gestione varianti al progetto
  5. gestione rischi
  6. gestione performance
  7. gestione cliente/sponsor

Le fasi di esecuzione e controllo terminano con il raggiungimento degli obiettivi definiti e la consegna dell’output finale (deliverable).

Chiusura

L’ultima delle fasi del Project Management è la chiusura. Questa fase corrisponde con la consegna dell’output finale con la relativa accettazione da parte del cliente/sponsor.

La chiusura del progetto è anche il momento in cui si ha l’opportunità di migliorare la gestione dei progetti, sfruttando lezioni di apprendimento per migliorare processi e tecniche utilizzate dall’organizzazione. Inoltre, verranno comunicati agli stakeholder i risultati raggiunti e assegnate le eventuali gratificazioni previste.


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