Gruppo di processi di Pianificazione del Project Management

Il Gruppo di processi di Pianificazione del Project Management è l’insieme dei processi utilizzati per sviluppare il piano di progetto, necessario per il raggiungimento degli obiettivi prefissati.

Gruppo di processi di Pianificazione del Project Management

Il gruppo di processi di pianificazione del Project Management costituiscono l’insieme dei processi utilizzati per sviluppare il piano di progetto, nel quale si definiscono le attività e i valori delle variabili (tempi, costi, qualità, ecc.) necessari al raggiungimento degli obiettivi stabiliti. Scopo principale della pianificazione è identificare e definire:

• l’ambito del progetto
• i costi
• la tempistica delle attività
• l’organizzazione
• le quantità di risorse necessarie
• i rischi
• la qualità
• altre variabili di progetto.

Con riferimento alle linee guida dettate dalla UNI ISO 21500, i processi di pianificazione “vengono impiegati per sviluppare dei piani di dettaglio. Lo stesso dettaglio dovrebbe risultare sufficiente per stabilire delle baseline da utilizzare quale riferimento di confronto nel corso dell’esecuzione del progetto, oltre che per misurare e controllare le prestazioni del progetto.”

Per la UNI ISO 21500, i processi di pianificazione del Project Management sono:

• sviluppare i piani di progetto
• definire l’ambito
• creare la WBS
• definire le attività
• stimare le risorse
• definire l’organizzazione di progetto
• mettere in sequenza le attività
• stimare le durate di attività
• sviluppare il programma temporale
• stimare i costi
• sviluppare il budget
• identificare i rischi
• valutare i rischi
• pianificare la qualità
• pianificare la comunicazione
• pianificare gli approvvigionamenti

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Gli aspetti rilevanti, da tenere in considerazione durante i processi di pianificazione del Project Management, sono:

• i vincoli (interni ed esterni all’organizzazione di progetto)
• i presupposti (assunti)
• la personalizzazione dei processi di pianificazione (tailoring)
• il piano generale di progetto, insieme a tutti i singoli piani associati.

Vincoli

I vincoli di progetto si concretizzano in limitazioni alle opzioni a disposizione del team. Esempi di vincoli sono:

• un budget predefinito o una data imposta (anche detta milestone di schedulazione), richiesti dal cliente o dalla stessa organizzazione madre;
• un contratto, in quanto, se il progetto viene eseguito in presenza di un contratto, i termini contrattuali si traducono in vincoli.

I vincoli sono già presenti nella scheda progetto, ma di norma sono maggiormente dettagliati nella descrizione dell’ambito.

Presupposti

I presupposti (assunti) sono eventi esterni che dovranno essere sempre verificati affinché un progetto abbia successo: se la probabilità che questi eventi si verifichino è alta, allora essi vengono inseriti tra gli assunti di progetto. Inoltre:

• gli assunti vengono identificati con l’esperienza, anche attraverso la profonda conoscenza del tipo di attività o dell’organizzazione
• è opportuno organizzare incontri con gli utenti finali, gli stakeholder e i membri del gruppo di lavoro per l’identificazione degli assunti
• la veridicità degli assunti viene controllata, convalidata e documentata nel corso del processo di pianificazione
• nel processo di controllo dei rischi viene definito l’impatto potenziale degli assunti, nel momento in cui questi si dimostrassero non più veritieri.

È importante promuovere il coinvolgimento di tutti gli stakeholder del progetto durante i processi di pianificazione; in particolare, è rilevante coinvolgere coloro che ne sono esperti e/o che dovranno poi realizzare le attività di progetto.

Personalizzazione dei processi

I processi di pianificazione devono essere adattati al particolare progetto, alla situazione aziendale e ad altri elementi organizzativi del progetto. Il procedimento attraverso cui il responsabile di progetto seleziona i processi da applicare e la profondità con cui farlo è detto tailoring dei processi di project management.

Piano generale di progetto

Alcuni autori differenziano il processo di pianificazione (inteso come stima e definizione delle informazioni di progetto) da quello di programmazione (schedulazione).

Oggi il termine pianificazione (planning) è generalmente utilizzato per comprendere tutte le attività, sia quelle di stima sia quelle di schedulazione, che portano ad elaborare e approvare il piano di progetto (project plan).

IN ARRIVO “Pianificazione del Project Management: i passi fondamentali da seguire ” e “Project Plan: il piano di progetto”