Gruppo di processi di Chiusura del Project Management

I processi di Chiusura del Project Management si avviano per garantire una conclusione ordinata e compiuta delle attività di un progetto e di consegnare tutti i deliverable previsti e realizzati, inclusa l’accettazione formale del cliente.

Gruppo di processi di Chiusura del Project Management

I processi di Chiusura del Project Management consentono di concludere ordinatamente e compiutamente le attività di un progetto (o di una sua fase), e di consegnare tutti i prodotti/servizi/risultati previsti e realizzati, includendo l’accettazione formale da parte del cliente.

Un progetto può dirsi effettivamente chiuso, quando:

• tutti i prodotti/servizi/risultati previsti sono stati realizzati e formalmente accettati dal
  cliente
• sono state trasferite ad altri le attività di gestione dei prodotti o servizi realizzati dal progetto (chiusura amministrativa)
• sono stati assolti gli obblighi contrattuali e i relativi adempimenti amministrativi (chiusura
  del contratto).

Con riferimento alle linee guida dettate dalla UNI ISO 21500, i processi di chiusura “vengono impiegati per stabilire formalmente che il progetto o una sua fase sono terminati, nonché fornire le lezioni apprese, perché le stesse siano valutate e messe in pratica ove necessario.”

Per la UNI ISO 21500, i processi di chiusura sono:

• chiudere una fase o il progetto
• raccogliere le lezioni apprese

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I processi di chiusura del progetto comprendono la chiusura amministrativa e l’eventuale chiusura del(i) contratto(i).
I passi per una corretta chiusura del progetto prevedono:

• l’archiviazione dei dati del progetto, con particolare attenzione alle lesson learned
• il rilascio delle risorse umane e materiali utilizzate: queste vengono rese disponibili per essere assegnate ad altri progetti
• la chiusura amministrativa, che riguarda il trasferimento dei prodotti e servizi realizzati ai reparti di produzione e alle funzioni operative
• la chiusura del contratto, che comprende l’ufficializzazione dell’accettazione da parte del cliente dei prodotti e dei servizi contrattualizzati e consegnati, la verifica e l’archiviazione dei documenti formali previsti dal contratto, il controllo delle fatture (con la verifica degli avvenuti incassi/pagamenti), e la chiusura delle dispute/reclami (claims), mediante la formalizzazione del consenso del cliente.

Riunione di fine progetto e le lezioni apprese

Al compimento dell’iter realizzativo, i principali stakeholder di progetto procedono, in sede congiunta, all’esame approfondito dei risultati conseguiti, allo scopo di formulare le considerazioni conclusive circa il reale andamento del progetto, anche con l’intento di evidenziare i punti di forza e di debolezza che ne hanno caratterizzato la gestione.

L’esame viene condotto nel corso di una riunione di fine progetto (close-out meeting), indetta e presieduta dal responsabile di progetto, alla quale partecipano attivamente tutte le strutture (interne ed esterne) che sono state coinvolte nel ciclo realizzativo.

Nel corso di tale riunione, viene svolta una sessione di analisi critica delle modalità con le quali si è realmente svolto l’iter realizzativo, con particolare riferimento alle cause che ne hanno determinato il successo o l’insuccesso, in modo da dedurre, redigere e archiviare le lezioni apprese (lessons learned).