Gestione del tempo: le 10 regole d’oro

Ecco le 10 regole d’oro della gestione del tempo: leggile con attenzione e cerca di seguirle ogni giorno per smettere di sprecare il tuo tempo.

Le 10 regole d’oro della gestione del tempo

1. Principio 90/10
Applica questo principio potrai apportare dei cambiamenti davvero importanti e positivi nella tua vita (almeno il modo in cui reagisci alle situazioni).

Secondo questo principio, il 10% della vita è in relazione a ciò che ti succede, il 90% è in relazione al modo in cui reagisci. In parole povere, dobbiamo essere consapevoli che siamo noi a determinare il nostro stato d’animo con le nostre reazioni. Dunque quando accade qualcosa di negativo possiamo decidere di agire e di reagire in modo positivo: ogni reazione sbagliata (ad esempio arrabbiarsi per qualcosa di inutile), può letteralmente rovinare le nostre giornate e farci accumulare fallimenti in ogni campo della nostra vita.

Sono stati scritti libri interi su questa regola (tra gli autori più conosciuti cito Stephen Covey), ed è una delle regole più importanti per non sprecare il tuo tempo con ciò che non lo merita.

2. Urgente non significa importante
Impara a distinguere ciò che è urgente da ciò che è importante. Un buon metodo per riuscirci è porsi queste domande: “è davvero di vitale importanza farlo adesso?”, “ciò che sto per fare interferisce su altre cose vitali che dovrei fare?”.

Le cose realmente importanti sono quelle che possono influenzare in modo diretto noi o le persone a cui vogliamo bene, e questo deve sempre venire prima di ciò che è urgente.

Uno dei metodi più efficaci per imparare a distinguere ciò che è urgente da ciò che è importante è la Matrice del Tempo. Questo schema ti aiuterà a gestire il proprio tempo abituandoti a ragionare sul modo di prendere delle decisioni in merito a come impiegare il tuo tempo.

3. Legge dei 21 giorni
La legge dei 21 giorno è una delle capacità del nostro cervello che spesso viene ignorata dai più.

Andando a forzare un determinato comportamento ripetutamente per 21 giorni consecutivi o più, il nostro cervello lo registra come un’abitudine e a partire da quel momento, ciò che potrebbe sembrare uno sforzo titanico diventa per il nostro cervello una necessità difficile da abbandonare.

Quindi, se ti stai ponendo degli obiettivi da raggiungere (ad esempio imparare una lingua o iniziare a praticare sport), usa questa regola e riuscirai col tempo a stabilire la tue nuove abitudini.

4. Qualità e Disciplina
Fare le cose nel miglior modo possibile e farle in modo metodico sono due segreti per migliorare la produttività.

5. Niente scuse
L’essere umano è uno specialista nel trovare scuse per non fare quello che dovrebbe fare. Una delle più comuni è “non ho tempo!”. Ecco, quando il tuo cervello di proporrà una di queste scuse, fatti questo tipo di domande: “Sono sicuro che non posso utilizzare il tempo che passo su internet o guardando la TV per fare ciò che devo fare?”.

6. Condividi, delega, lavoro di squadra
Questa è una delle regole di base per ottimizzare la gestione del tempo.

Nessuno è bravo in tutto, c’è sempre qualcuno che sappia fare meglio di noi quello che stiamo per fare, perciò appoggiati sugli altri, unisci gli sforzi e lavora in squadra, ma soprattutto dai agli altri fiducia perché ti aiutino e non aspettarti che lo facciano come vorresti tu, ricordati che sono persone diverse da te, ma nel migliore dei casi, ti sorprenderanno e lo faranno meglio di te.

7. Obiettivi SMART
Poniti degli obiettivi e tieni sempre presente che devo essere SMART, un metodo efficace per poter verificare se il tuo obiettivo si effettivamente un buon obiettivi.

Un obiettivo SMART ha le seguenti caratteristiche:

1. Specific (specifico)
2. Measurable (misurabile)
3. Attainable (raggiungibile)
4. Realistic (realistico)
5. Time-bound (limitato nel tempo)
   

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8. Domina la tecnologia
La tecnologia è tua alleata nella gestione del tempo, ma solo se usata bene.  La tecnologia non solo ci permette di mantenere registrate le nostre attività da completare, ma ci permette di portare avanti un’infinità di gestioni quando e dove vogliamo. Ma queste tecnologie ci hanno resi davvero più produttivi? Oppure abbiamo la strana sensazione di essere in qualche modo oppressi da notifiche, allarmi e suoni che provengono dai tuoi device?

Per non rischiare di diventare schiavi della tecnologia, ma fare in modo che sia al nostro servizio, bisogna analizzare il modo in cui la utilizziamo (usa la Matrice del Tempo) e approfittare dell’opportunità che la tecnologia ti offre, ma senza farci travolgere da essa.

9. Isolati
Altra chiave importante per un’efficace gestione del tempo è la capacità di riuscire ad isolarsi nel momento in cui è necessario essere concentrati.

Isolarsi non solo fisicamente ma anche tecnologicamente: ti assicuro che non succederà nulla se ti “scolleghi” per qualche minuto al giorno da tutte le distrazioni derivanti dalla tecnologia che usiamo (mail, telefono, notifiche, allarmi e così via).

10. Pianifica
Ultima, ma forse la regola più importante in assoluto, è la pianificazione. Però per pianificazione non si intende il semplice elenco di cose da fare, bensì associarle ad una data e generare un retroplanning che permetta di sapere facilmente se stiamo seguendo o meno i nostri obiettivi.

La frequenza con la quale andremo a fare il retroplanning non è importante. La verifica dello stato di avanzamento delle attività ci renderà coscienti di ciò che non abbiamo fatto rispetto a quanto pianificato oppure di ciò che abbiamo pianificato male.