Analisi del contesto e gestione degli stakeholder sono processi che possono influenzare in maniera significativa il successo del nostro progetto.
Nel dettaglio, quando si parla di contesto si intende l’ambiente socio-economico e territoriale nel quale il progetto si svolge e che, con i suoi tratti distintivi, è in grado di influenzare fortemente il progetto stesso, mentre con il termine stakeholder si identificano persone, organizzazioni o gruppi i cui interessi possono essere influenzati positivamente o negativamente dal progetto.
Sono questi i motivi per cui i processi di analisi del contesto e gestione degli stakeholder (clicca qui per maggiori informazioni) riescono ad influenzare il modo con cui nascerà il progetto, le possibili modalità di gestione e, in modo determinante, il risultato finale che riuscirà a raggiungere.
L’individuazione, l’analisi e la gestione di tutti gli stakeholder, in relazione alla loro influenza sul progetto, è fondamentale per il successo dello stesso.
Secondo la UNI ISO 21500, stakeholder (o parte interessata) è una persona, un gruppo, od una organizzazione che:
In un progetto, l’identificazione e la gestione degli stakeholder costituiscono il presupposto indispensabile per la buona riuscita del progetto stesso, e sono compresi fra i processi primari di project management.
Gli stakeholder dovrebbero essere individuati ad un livello di dettaglio sufficiente perché si garantisca il successo del progetto.
Ruoli e responsabilità degli stakeholder dovrebbero essere ben definiti, nonché oggetto di comunicazione, sulla base dell’organizzazione e degli obiettivi finali del progetto.
Le attività principali di gestione degli stakeholder sono influenzate dal livello di “potere” e di “interesse” di questi ultimi.
| PRINCIPALI STAKEHOLDER INTERNI | PRINCIPALI STAKEHOLDER ESTERNI |
| sponsor | committente esterno (se il progetto è rivolto a terzi) |
| responsabile di progetto (project manager) | membri del team di progetto esterni all’organizzazione (se presenti) |
| team di project management (se presente) | utenti finali esterni (se il progetto è rivolto a terzi) |
| Project Management Office – PMO (se presente) | business partner e/o i fornitori |
| enti/funzioni organizzative interessati | autorità, inclusi gli Enti Governativi centrali e locali |
| committente interno (se il progetto è interno) | altri gruppi di interesse economico o sociale |
| membri del team di progetto | |
| utenti finali interni (se il progetto è interno) |
In relazione al rapporto con gli altri stakeholder, il responsabile di progetto deve:
| ATTIVITA’ |
| identificare e analizzare gli stakeholder e il loro grado di coinvolgimento |
| identificare e definire i requisiti (espliciti e impliciti) in termini di bisogni ed esigenze |
| assicurarsi della corretta comprensione dell’ambito di progetto da parte degli stakeholder |
| coinvolgere di continuo gli stakeholder nella pianificazione del progetto |
| intervistare gli stakeholder per valutare insieme i rischi del progetto |
| chiarire ruoli e responsabilità |
| determinare le necessità di informazione e di comunicazione degli stakeholder |
| definire i tempi richiesti per l’aggiornamento delle informazioni |
| individuare gli strumenti più opportuni per comunicare |
| notificare ogni aggiornamento/modifica del piano di progetto |
| accordarsi sui poteri e sulle responsabilità di ciascuno, anche nel controllo e nell’autorizzazione dei cambiamenti progettuali |
| tenere tutti aggiornati sullo stato di avanzamento dei lavori |
| formalizzare l’accettazione dei risultati dei lavori. |
Ecco una serie di link utili per raccogliere maggiori informazioni sulla gestione degli stakeholder:
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