Criteri di successo del progetto

Vediamo insieme quali sono i principali criteri di successo del progetto, chi li definisce e come il Project Manager può attuarne una gestione efficace.

I criteri di successo del progetto (o di fallimento) del progetto sono gli elementi rispetto ai quali si deve valutare il risultato di un progetto, in termini di raggiungimento o meno degli obiettivi prefissati.

I criteri di successo variano da progetto a progetto. Nell’ambito dei criteri di successo di un progetto devono essere gestite le aspettative e i bisogni, anche inespressi e impliciti, degli stakeholder.

Principali criteri di successo del progetto

Alcuni dei principali criteri di successo:

• rispetto degli obiettivi concordati, e copertura dei requisiti funzionali (almeno di tutti quelli ritenuti indispensabili per il progetto)
• rispetto del budget, a fronte del quale, a seconda dell’importanza attribuita a tale criterio, deve essere definito uno scostamento accettabile
• rispetto delle scadenze temporali, che possono essere rigide o presentare un grado anche ampio di flessibilità
• rispetto dei requisiti di qualità, che possono comprendere aspetti come l’efficienza, la manutenibilità, la sicurezza, la flessibilità, la portabilità di una soluzione (alcuni di tali aspetti possono essere più determinanti per un tipo di progetto e di scarso rilievo per un altro)
• soddisfazione degli stakeholder (stakeholder satisfaction), con criteri di soddisfazione che non sono uguali per tutti gli stakeholder: per un progetto di successo, occorre soddisfare in misura differenti i diversi stakeholder. Gli stakeholder possono essere anche esterni, indifferenziati e molto esigenti, come per esempio una comunità in un progetto a impatto ambientale.

Chi definisce i criteri di successo del progetto?

I criteri di successo sono definiti dallo sponsor del progetto (o da un project/steering board che rappresenti gli stakeholder). Il responsabile di progetto ha il compito di acquisirli e comprenderli appieno, facendo in modo che siano chiaramente specificati nella documentazione di progetto e che siano utilizzabili come riferimento per la
conduzione e la valutazione dei risultati.

I criteri di successo possono essere ridefiniti nel tempo, a seguito di variazioni dell’ambito del progetto, dei deliverable, di fattori esterni al progetto o del contesto interno. Il soddisfacimento dei criteri di successo di un progetto non garantisce il successo del prodotto realizzato e viceversa.

Gestione efficace dei criteri di successo del progetto

Una gestione efficace dei criteri di successo, da parte del responsabile di progetto, implica:

• la corretta individuazione di tutti gli stakeholder
• la raccolta/analisi delle esigenze/aspettative, anche inespresse
• l’assegnazione di priorità e/o la pesatura dell’importanza relativa dei criteri di successo
• la condivisione con gli stakeholder dei criteri stabiliti come indicativi del successo del progetto, e delle metriche da utilizzare per la misurazione
• l’analisi delle modalità di raggiungimento del livello desiderato per ciascun criterio
• la valutazione e il controllo del raggiungimento dei livelli desiderati
• l’aggiornamento dei criteri di successo e delle condizioni di uscita, al termine di ogni fase del progetto
• la valutazione finale del successo del progetto e l’archiviazione delle informazioni relative alla gestione (efficace o non efficace) dei criteri di successo.

La gestione dei benefici di progetto non è, di norma, compito del progetto o dello stesso project manager, ma di chi avrà in gestione il prodotto/nuovo servizio realizzato.

Criteri di valutazione del progetto

Per valutazione del progetto si intende un’analisi della realizzabilità dei risultati attesi, nonché dei ritorni economici dell’investimento, della produttività e della utilizzabilità dei risultati stessi: la valutazione di un progetto è di solito finalizzata alla decisione di intraprendere o meno il progetto e/o di proseguire o meno un progetto già avviato.

Modelli di maturità di project management

Nella disciplina del project management:

• con il termine maturità ci si riferisce al grado di crescita delle competenze e delle abilità, ed al livello di perfezionamento nell’utilizzo di strumenti/tecniche di project management, da parte di un’organizzazione;
• un modello di maturità è un modello organizzativo capace di quantificare e misurare (valutare tramite scale convenzionali) le capacità e le competenze raggiunte da un’organizzazione nella gestione dei progetti anche in un’ottica evolutiva nel tempo.