Cos’è un progetto: definizioni e parole chiave

Vediamo cos’è un progetto, le definizioni attribuite a questo termine e quali sono le parole chiave associate.

Cos’è un progetto: definizioni

Cos’è un progetto? Una definizione generalmente accettata per descrivere casa sia un progetto recita:

Un progetto è un’impresa complessa, unica e di durata determinata, volta al raggiungimento di un obiettivo prefissato mediante un processo continuo di pianificazione, esecuzione e controllo di risorse differenziate, e con vincoli interdipendenti di costi-tempi-qualità.

Altra definizione, ripresa dalla Norma UNI ISO 21500 e dal testo “Guida alla gestione dei progetti“, è la seguente:

Un progetto è costituito da un insieme di processi che comprendono attività coordinate e controllate, con date di inizio e di fine, realizzate allo scopo di conseguire gli obiettivi del progetto stesso, nel rispetto di vincoli interdipendenti di costi, tempi e qualità.

Cos’è un progetto: parole chiave

Le parole chiave principali di un progetto sono:

Cos’è un progetto: parola chiave complessità

La complessità non è facile da misurare in quanto può essere determinata da numerosi fattori, tra i quali:

• la necessità di svolgere attività che sono tra loro collegate
• la necessità di svolgere attività che possono essere tecnicamente complesse e/o poco conosciute
• la necessità di far lavorare insieme più persone, che possono avere mentalità e opinioni differenti e appartenere ad organizzazioni differenti
• la necessità di rispettare i vincoli imposti ed operare con risorse limitate
• la presenza di diverse persone (stakeholder) che attendono qualcosa dal progetto.

Maggiore è la complessità del progetto, maggiore attenzione deve essere posta nella sua gestione, e più accurato deve essere l’utilizzo degli strumenti messi a disposizione, ma maggiori saranno anche i benefici potenziali che potranno derivare dall’utilizzo del project management.

Cos’è un progetto: parola chiave temporaneità

Un progetto deve avere un inizio e una fine ben definiti e quindi deve prevedere la sua conclusione entro una durata determinata:

• l’inizio del progetto è spesso subordinato ai tempi tecnici necessari a concretizzare l’idea iniziale, e a trovare le risorse per avviarlo: l’inizio deve essere sempre formalizzato, e questa formalizzazione deve costituire un atto ufficiale
• la fine del progetto dipende sia da fattori interni che da fattori esterni: entrambi vanno monitorati e controllati, e anche la fine del progetto deve essere formalizzata
• se non si opera con criterio, si finisce per avere “poco tempo” a disposizione per completare un progetto: pertanto è necessario imparare ad organizzare le attività (pianificare) per essere quanto più possibile certi di riuscire a rispettare le scadenze.

Il tempo del progetto, non coincide necessariamente con il tempo del prodotto/servizio da questo creato, la cui durata supera, generalmente, la durata del progetto stesso (c’è un’importante differenza fra il ciclo di vita del progetto e il ciclo di vita del prodotto).

Cos’è un progetto: parola chiave risorse

La realizzazione di un progetto richiede l’impiego di risorse che possono essere di tipo differente quali, ad esempio:

• denaro
• persone con conoscenze e competenze specifiche
• forniture esterne di prodotti e servizi
• attrezzature e macchinari
• beni “intangibili” (ad es. brevetti)
• materiali vari
• servizi prestati da organizzazioni o da risorse

Il project manager gestisce le risorse per ottenere il migliore risultato possibile (efficacia), risparmiando sul loro impiego ed eliminando gli sprechi (efficienza).

Cos’è un progetto: parola chiave elaborazione progressiva

Un progetto viene generalmente elaborato in maniera progressiva, realizzando la pianificazione, l’esecuzione e il controllo del progetto attraverso successive “iterazioni” o “stadi”, caratterizzate da un livello di dettaglio via via crescente.

In funzione della sua complessità ed estensione, un progetto può anche essere suddiviso in sotto-progetti, fasi e sotto-fasi, che possono essere sviluppate in periodi successivi e in via sequenziale, ma che rimangono collegate da opportune relazioni di continuità e interdipendenza.

Cos’è un progetto: parola chiave unicità

Il lavoro di un’organizzazione è composto da

• progetti, ovvero elementi di natura straordinaria e unica
• operazioni (operations), ovvero elementi di natura ordinaria, corrente, quotidiana.

Operazioni e progetti condividono molte caratteristiche; in particolare, entrambi sono eseguiti da persone, vincolati da risorse limitate e pianificati, eseguiti e controllati.

I progetti differiscono sostanzialmente dalle «operazioni», in quanto le operazioni sono caratterizzate da lavoro ripetitivo, continuativo, ricorrente, mentre i progetti sono caratterizzati da lavoro non-ripetitivo, temporaneo,
unico.

Inoltre, ogni progetto crea deliverable unici, in termini di prodotti/servizi/risultati. La caratteristica di unicità (e, quindi, di irripetibilità) dipende da diversi fattori, nonostante il progetto possa rifarsi a schemi o modelli derivanti da progetti simili realizzati in passato o simili nello stesso settore applicativo.

Inoltre, i due concetti sono legati a modalità di gestione differenti:

• le operazioni hanno luogo facendo riferimento a procedure operative
  dettagliate, che assicurano processi standardizzati e ricorrenti, e risultati
  ripetitivi
• i progetti sono gestiti con metodologia e tecniche di project management.

Cos’è un progetto: parola chiave pianificazione, esecuzione, controllo

Data la sua natura di unicità, il progetto richiede di essere gestito attraverso un ciclo continuo di pianificazione, esecuzione, controllo.

Cos’è un progetto: parola chiave triplo vincolo (costi, tempi e qualità)

Tempi, costi e qualità sono tre vincoli di progetto, fra loro interdipendenti e strettamente correlati.

Sono spesso rappresentati con un triangolo o, se si tiene conto anche dell’ambito del progetto (scope), con un tetraedro (ambito e qualità sono strettamente connessi).

E’ difficile, se non impossibile, ottimizzare tutti e tre i vincoli allo stesso tempo: il responsabile di progetto deve, di norma, trovare la soluzione migliore per rispettare i tre principali vincoli di progetto

Cos’è un progetto: rischio, stakeholder e altre parole chiave

• rischio
• competenze metodologiche, tecniche e comportamentali
• obiettivi e ambito, specifici e predefiniti
• insieme di persone o parti interessate (stakeholder)
• processi (insieme di attività correlate, input/output)
• fasi
• progetto come insieme di processi (terminologia anglosassone)
• qualità