Cos’è il Project Management

Il Project Management è entrato nel linguaggio comune grazie alla richiesta elevata di figure specializzate che hanno le competenze per la gestione di un progetto. Vediamo nel dettaglio cosa è questa ampia disciplina che si sta diffondendo nel mondo del lavoro.

Il Project Management: aspetti principali

Letteralmente gestione di un progetto, il Project Management è entrato nel linguaggio comune grazie alla richiesta elevata di figure specializzate che, nel comparto imprenditoriale ed industriale, hanno le competenze giuste per coordinare un progetto.

Se in alcuni casi il project management individua un pool di tecnici riuniti in un unico piano di lavoro, consentendo quindi di raggruppare svariate competenze professionali utili alla realizzazione di un progetto, il Project Management Institute fornisce una definizione più dettagliata del termine project management, intendendo nello specifico l’applicazione di conoscenze, attitudini, strumenti e tecniche alle attività di un progetto al fine di conseguirne gli obiettivi. Elementi fondamentali sono quindi la presenza di un obiettivo e la necessità di realizzarlo facendo convergere la professionalità e l’esperienza di chi è reputato idoneo alla concretizzazione di un progetto.

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Il project management nel comparto aziendale

Il termine e il significato di Project Management trova larga applicazione nel settore dell’ingegneria gestionale ed economia aziendale. In entrambe le discipline (studiate peculiarmente in tutti gli atenei italiani e non solo) il project management è il complesso di attività inerenti alla gestione operativa (come la definizione dei sistemi di produzione o le strategie alla base dell’organizzazione di sistemi produttivi) meglio conosciute con il termine back office. Quest’ultimo si affianca al front office, ossia alla gestione dei rapporti intrattenuti dall’azienda con clienti, fornitori e potenziali stakeholders.

A spiccare è la figura professionale del Project Manager (o responsabile di progetto) la cui funzione è quella di coadiuvare ogni fase legata al project management (clicca qui per scoprire come diventare Project Manager). In altri termini il Project Manager analizza, progetta, pianifica e realizza il progetto svolgendo in concomitanza attività di controllo in ogni fase di realizzazione di ciascun obiettivo. Il progetto segue specifiche linee guida, basate su fattori che ne influenzano la realizzazione, tenendo in considerazione elementi come il costo, le risorse a disposizione dell’azienda e i tempi per conseguire e i vari obiettivi.

Distinzione fra project management e processi operativi

Il comparto aziendale è costituito da una serie di processi che ne regolano l’attività. Le risorse che entrano nell’azienda vengono trasformate in beni e servizi che troveranno sbocco sul mercato. La trasformazione è frutto di svariati processi fra cui si annoverano quelli operativi, il cui compito è quello di definire in maniera strutturata le fasi legate all’organizzazione, alla produzione e al business dell’azienda. Il processo operativo e il project management hanno ben poche cose in comune. Se da una parte il raggiungimento di un obiettivo assimila i due concetti, dall’altra l’elemento temporale li contraddistingue. Il processo operativo, per quanto legato ad un progetto e a scelte decisionali strutturate, si realizza in maniera consuetudinaria, essendo alla base dell’esistenza di un’azienda. Al contrario il project management si proietta in un futuro prestabilito, oltre il quale il PM individuerà obiettivi differenti legati all’evoluzione del mercato.

Elementi base del project management

Per quanto la gestione operativa si differenzia fra un’azienda ed un’altra, gli elementi tipici del project management sono:

1. il raggiungimento degli obiettivi in termini di efficacia ed efficienza,
2. l’ottimizzazione delle risorse utilizzate dall’azienda,
3. la risoluzione dei problemi minimizzando i rischi e migliorando i vari processi.

L’efficacia è la capacità di raggiungere risultati ottimali nel minor tempo possibile, a differenza dell’efficienza che minimizza i costi massimizzando gli esiti produttivi. Efficacia ed efficienza caratterizzano una gestione operativa eccellente, capace di trovare una sua solidità all’interno del mercato.

Suddivisione delle attività nel project management

Il Project Management è la convergenza di numerose attività differenti fra loro, ciascuna delle quali è propedeutica per il raggiungimento dei risultati stabiliti.

La prima fase prevede la definizione e lo studio degli obiettivi alla cui base poggia il progetto da realizzare: definito lo scopo da raggiungere il project manager delinea un piano di lavoro. Quest’ultimo viene esaminato in ogni aspetto, individuando i rischi e le possibili soluzioni (clicca qui per maggiori informazioni sul Risk Management) valutando le risorse a disposizione puntando ad un’allocazione ottimale in ogni singolo processo. I processi vengono organizzati dettagliatamente, prevedendo i mezzi necessari per un corretto funzionamento (acquisizione di materie prime, assunzione di personale, costi, tempistiche) e attribuendo le varie mansioni per lo svolgimento delle attività (fra cui la direzione degli uffici, il coordinamento delle operazioni).
A progetto in corso il project manager misurerà i risultati in corso adottando approcci specifici per analizzare i dati statistici e le informazioni raccolte. In caso di scostamenti dall’obiettivo principale, interverranno azioni correttive mediante una ridefinizione dei tempi, dei costi, dei mezzi e della loro allocazione.

A contornare il project management sono una serie di attività finalizzate alla qualità della produzione, alla risoluzione dei problemi con il minor dispendio di risorse, all’individuazione di tecniche rivolte ad incentivare i lavoratori e a migliorare i rapporti instaurati con i clienti, i fornitori e i potenziali portatori di interesse.
A chiusura del progetto i risultati saranno analizzati per verificare il raggiungimento degli obiettivi e la conformità dei dati rispetto al progetto iniziale, creando report e relazioni che riassumeranno l’excursus del project management. Un confronto avverrà rispetto a ciò che emerge dal mercato, in maniera tale da verificare la buona riuscita del progetto in base all’evoluzione delle esigenze sociali.